Перевод журнала эксплуатации СПЗ в цифровой формат: правомерность, преимущества, перспективы

Ведение журнала эксплуатации систем противопожарной защиты – обязательное мероприятие, регламентированное пунктами 17(1) и 54 ППР в России. Но можно ли делать это в электронном, а не в бумажном формате? Да, согласно тому же пункту 17 (1) и ГОСТам по СПЗ.

Еще полтора года назад, чтобы вести журнал в цифре, требовалось заверять все записи усиленной квалифицированной электронной подписью – а это весьма обременительно в денежном отношении: одна УКЭП стоит порядка 5 тысяч рублей ежегодно. В декабре 2024 года это требование отменили, сейчас достаточно простой электронной подписи; для перевода ЖЭ СПЗ в цифровой вид больше нет никаких препятствий.

Почему бумажные журналы эксплуатации СПЗ устарели?

• Записи на бумаге чаще всего ведутся для отчетности, а не реального дела.
• Вносимая информация неполная, не содержит многих значимых деталей.
• При смене ответственных лиц разобраться в старых записях очень трудно.
• Бумажные журналы легко потерять или случайно привести в негодность.

А главный недостаток – информация на бумаге не дает общей картины состояния систем противопожарной защиты в динамике; записанные сведения и реальные эксплуатационные процессы остаются оторванными друг от друга.

Чтобы не повторить этой ошибки при ведении ЖЭ ППЗ в электронном виде, нужно не просто перенести данные на новый носитель, создав папки с множеством разрозненных файлов, но сделать это в соответствующей цифровой среде. Оптимально – на базе одной из существующих платформ управления заявками, выездным сервисом и ТОиР.

Ведение ЖЭ ППЗ на цифровой платформе сервисного учёта

Переход на цифровой формат в этом случае получается довольно простым, поскольку необходимый функционал уже заложен в самой платформе.

В электронный журнал вносятся данные об объекте, подробные сведения о противопожарном оборудовании (включая схемы, инструкции, рабочие записи), настраиваются схемы его регламентного обслуживания согласно действующим требованиям, загружаются технологические карты. Что мы имеем в результате?

• Когда любая поставленная задача или заявка, касающаяся эксплуатации систем ППЗ, вносится в журнал – автоматически формируется запись, содержащая сведения об объекте, оборудовании и подробный отчет о том, какие действия, когда, зачем, под чьим руководством и ответственностью, с каким результатом были предприняты. Правильно настроенная цифровая платформа не упустит ни единого важного нюанса.
• Очевидно, что электронный журнал позволяет мгновенно предоставлять исчерпывающие сведения о состоянии систем ППЗ представителям надзорных инстанций. Но даже не это главное: систематизированная информация необходима, чтобы руководители объектов реально видели сильные и слабые места противопожарной защиты и могли принять меры для ее укрепления.

Остается в законном порядке оформить перевод ЖЭ СПЗ в электронный вид: издать соответствующий приказ, определить список лиц, имеющих право вносить информацию, утвердить правила применения простой электронной подписи, обучить сотрудников работе с новой формой журнала – и использовать эффективный многофункциональный инструмент для обеспечения ПБ на объекте.

Цифровая платформа сервисного учета в «ПожЦентре»

Компанией «ПожЦентр» ведутся подобные электронные журналы эксплуатации систем противопожарной защиты на специальной цифровой платформе сервисного учета, с автоматизированным цифровым контролем по управлению заявками заказчиков, выездным обслуживанием и ТОиР. Платформа имеет простой, интуитивно понятный интерфейс, предоставляет возможность контроля над сервисными процессами в одном окне, избавляет от однотипных рутинных действий, демонстрирует сотрудникам и проверяющим инспекторам развернутую картину эксплуатации СПЗ. В журнале сохраняется полная история эксплуатации, технического обслуживания, ремонта оборудования. Время на ведение записей сокращается в разы, а точность и информативность повышаются до максимума.

Хотите перевести ЖЭ СПЗ на своем объекте в цифровой вид? Специалисты компании «ПожЦентр» окажут профессиональную поддержку: ждем ваших обращений.